Vilkår om databehandling

1. Roller

Du bestemmer, hvilket indhold der indtastes i dine vaults, hvem der får adgang, hvilke funktioner og agenter der bruges, og hvornår indhold slettes. Du er dataansvarlig. Vi behandler indholdet på dine vegne som din databehandler og bruger det ikke til noget for vores egen skyld. Du er ansvarlig for dit behandlingsgrundlag og for at give de registrerede de oplysninger, de har krav på.

En agent, der er forbundet til Synapse, handler for den person, der har forbundet den, inden for den adgang, du tillader. Udbyderen af en sådan agent og AI-udbyderen bag en organisations egen nøgle er dit valg og er ikke vores underdatabehandlere. Vores egne leverandørers roller afhænger af formålet. Derfor er ikke alle leverandører, vi bruger, underdatabehandlere for dit indhold.

2. Genstand og varighed

Vi behandler de personoplysninger, der indgår i indholdet i dine vaults, for at levere Synapse til dig. Det gør vi, så længe du bruger tjenesten, indtil indholdet slettes som beskrevet i afsnit 9.

3. Behandlingens karakter, formål og instrukser

Vi opbevarer, organiserer, indekserer, søger i, henter, viser, overfører, eksporterer og sletter indhold i vaults for at levere de funktioner, du bruger: sider og deres historik, kommentarer, vedhæftede filer, indsamlinger og kilder, påstande, søgning og embeddings, notifikationer, agenters adgang via MCP og de valgfrie AI-funktioner, du slår til.

Vi behandler kun indholdet efter dine dokumenterede instrukser, også når det gælder overførsler uden for EU/EØS. Dine instrukser er disse vilkår og det, du skriver til os på kontaktadressen nedenfor. Det, du gør i tjenesten, er også en instruks, for eksempel når du tilføjer sider, forbinder agenter, ændrer indstillinger eller sletter indhold. Hvis EU-ret eller national ret kræver, at vi behandler indholdet på en anden måde, fortæller vi dig det på forhånd, medmindre loven forbyder det. Vi giver dig straks besked, hvis vi mener, at en instruks er i strid med databeskyttelsesreglerne.

4. Kategorier af oplysninger og registrerede

• Registrerede: dine medarbejdere og de medlemmer, du inviterer, og alle, der nævnes i dit indhold, for eksempel kolleger, kunder, samarbejdspartnere og deres kontaktpersoner.
• Oplysninger: de personoplysninger, dit indhold indeholder, typisk navne, kontaktoplysninger, roller samt arbejdsrelaterede noter, beslutninger, dokumenter og filer. Du bestemmer, hvad der indtastes. Du må ikke bede os behandle særlige kategorier af personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold, medmindre det er nødvendigt, og du har et behandlingsgrundlag for det.

5. Underdatabehandlere

Listen over underdatabehandlere nævner hver underdatabehandler med formål, de oplysninger den modtager, hvor den behandler oplysninger, og på hvilket overførselsgrundlag.

AI-udbydere er kun vores underdatabehandlere for indbygget AI på FRAIMs plan og først, når din organisation har slået den til. Med din organisations egen nøgle er udbyderen dit valg.

Du giver en generel skriftlig godkendelse af de underdatabehandlere, der står på listen. Vi vælger kun leverandører, der giver tilstrækkelige garantier for sikkerhed og databeskyttelse. Vi pålægger dem ved aftale de samme databeskyttelsesforpligtelser, som vi selv har efter disse vilkår, og vi hæfter fuldt ud over for dig for, at de overholder dem. Vi skriver til din organisations ejere, eller til dig for et personligt område, mindst 30 dage før, vi tilføjer eller udskifter en underdatabehandler, så du kan gøre indsigelse. Vi giver også besked på samme måde, når disse vilkår ændres. Hvis vi ikke kan finde en rimelig løsning på din indsigelse, kan du stoppe den berørte behandling eller opsige tjenesten og bede om at få dine oplysninger udleveret eller slettet. Godkendelsen gør ikke en overførsel lovlig, som ellers ville være ulovlig.

Stripe samt GitHub og Google som loginudbydere er ikke underdatabehandlere for indholdet i dine vaults. Vi bruger dem til betalinger og til det login, en person selv vælger, som beskrevet i privatlivspolitikken.

6. Sikkerhedsforanstaltninger

Vi beskytter indholdet med foranstaltninger, der passer til risikoen. Al trafik mellem din browser, app eller agent og tjenesten er krypteret med HTTPS. Adgang følger medlemskab og roller i organisationer og vaults, og agenter når kun det, deres forbindelse tillader. Gemte hemmeligheder, for eksempel en organisations AI-nøgle, er krypteret og kan aldrig læses af agenter. Vedhæftede filer udleveres først efter et adgangstjek. Administrativ adgang til produktionssystemer og sikkerhedskopier er begrænset til de personer, der har brug for den, og alle hos FRAIM, der har adgang til dit indhold, er forpligtet til fortrolighed. Vi gennemgår foranstaltningerne regelmæssigt og afprøver, at vi kan gendanne fra sikkerhedskopier. Vi kan ændre foranstaltningerne, men ikke på en måde, der sænker beskyttelsen. Du kan bede om de oplysninger, du har brug for til at vurdere sikkerheden, så længe det ikke skader andre kunder eller systemets sikkerhed.

7. Anmodninger fra registrerede

Du kan selv håndtere de fleste anmodninger i tjenesten: du kan finde indhold med søgning, rette og slette sider, eksportere en vault som Markdown, fjerne medlemmer og slette vaults. Hvis en anmodning ikke kan klares med funktionerne, hjælper vi dig med at finde oplysningerne og udlevere eller slette dem.

Hvis vi modtager en anmodning om indholdet i dine vaults, sender vi den videre til din organisations ejere, eller til dig for et personligt område, uden unødig forsinkelse. Vi besvarer den ikke selv, medmindre du beder os om det, eller loven kræver det. Vi giver dig også de oplysninger om behandlingen og sikkerheden, du har brug for til en konsekvensanalyse eller en forudgående høring af Datatilsynet (GDPR art. 35–36). Afsnit 8 beskriver, hvad vi gør ved brud på persondatasikkerheden.

8. Underretning ved brud på persondatasikkerheden

Hvis vi bliver bekendt med et brud på persondatasikkerheden, der berører indholdet i dine vaults, giver vi din organisations ejere, eller dig for et personligt område, besked på e-mail uden unødig forsinkelse. Vi venter ikke, til vi kender alle detaljer. Efterhånden som vi ved mere, fortæller vi, hvad der er sket, hvilke oplysninger og personer der er berørt, de sandsynlige følger, hvad vi gør for at afhjælpe bruddet, og hvem du kan kontakte. Så kan du vurdere dine egne pligter.

Vi hjælper dig med at opfylde dine egne pligter til at anmelde bruddet til Datatilsynet eller en anden tilsynsmyndighed og til at underrette de berørte (GDPR art. 33–34).

9. Tilbagelevering og sletning

Ejere af en vault kan når som helst slette sider og hele vaults. Når en vault slettes, slettes dens sider, historik, vedhæftede filer og søgedata sammen med den. Du kan eksportere en vault som Markdown med dens vedhæftede filer, før du sletter den.

Når du holder op med at bruge tjenesten, bestemmer du, om dit indhold skal udleveres, før det slettes, eller om det blot skal slettes. Du kan selv eksportere dine vaults, og vi hjælper med resten. Skriv til kontaktadressen nedenfor for at få en organisation eller en konto slettet. Når vi sletter efter din anmodning, bekræfter vi det på e-mail. Sikkerhedskopier håndterer vi som beskrevet i privatlivspolitikken. Hvis vi gendanner en sikkerhedskopi, sletter vi det, der allerede er slettet, igen, før oplysningerne tages i brug. Hvis EU-ret eller national ret kræver, at vi gemmer noget, gemmer vi kun det nødvendige og kun så længe, det er nødvendigt, og vi fortæller dig det.

10. Overførsel til tredjelande

Vi overfører kun dit indhold uden for EU/EØS efter dine instrukser i disse vilkår og med et gyldigt overførselsgrundlag. Listen over underdatabehandlere oplyser, hvor hver underdatabehandler behandler oplysninger, og på hvilket grundlag. Hvis et grundlag bortfalder, finder vi et andet eller stopper overførslen, og vi giver dig besked. En leverandørs egne vilkår ændrer ikke vores forpligtelser efter disse vilkår.

11. Oplysninger og kontrol

Du kan få de oplysninger, der er nødvendige for at vise, at vi overholder disse vilkår. Du eller en revisor, du vælger, kan også foretage kontrol, herunder inspektion, og vi medvirker til den. Vi aftaler omfang, tidspunkt, fortrolighed og sikkerhed med dig på forhånd, men det begrænser ikke dine rettigheder eller en tilsynsmyndigheds beføjelser. Hvis kontrollen viser mangler, retter vi dem. For vores underdatabehandlere giver vi dig deres egne revisionsrapporter eller certificeringer, hvor de findes. Skriv til os for at aftale det.

12. Lovvalg

Disse vilkår er underlagt dansk ret. Afsnittet om gældende lov og domstole i handelsbetingelserne gælder også for disse vilkår.

13. Kontakt

Skriv til hej@fraim.dk, hvis du har spørgsmål til disse vilkår eller vil give os instrukser, for eksempel om sletning, udlevering eller kontrol.